Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die „Rechnung“.

Für ein Unternehmen bildet dieses Dokument häufig auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden im Umsatzsteuergesetz geregelt und im Folgenden aufgeführt. 

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• den Namen und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
• fortlaufende Rechnungsnummer
• die Steuernummer des Leistenden bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• den Liefer- und Leistungszeitpunkt
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• die jeweiligen Nettobeträge geschlüsselt nach Umsatzsteuersatz
  und einzelnen Steuerbefreiungen
• im Voraus vereinbarte Minderungen der Nettobeträge (Rabatte, Skonti)
• der jeweils anzuwendende Umsatzsteuersatz
  sowie der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag

Die folgenden zusätzlichen Angaben sind in Sonderfällen auf den Rechnungen anzugeben:

• schuldet der Leistungsempfänger die Steuer:
  „Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• bei Reiseleistungen: „Sonderregelung für Reisebüros“
• bei Differenzbesteuerung: „Gebrauchtgegenstände/ Sonderreglung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“, „Antiquitäten/Sonderregelung“

Im Falle einer Bau-, Reparatur- oder Serviceleistung an einem Grundstück oder Gebäude muss auf der Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des Leistungsempfängers hingewiesen werden, wenn dieser kein Unternehmer ist oder als Unternehmer eine Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich bezieht.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag (incl. Umsatzsteuer) € 250 nicht übersteigt, werden als Kleinbetragsrechnungen bezeichnet. Diese müssen nur die folgenden Angaben enthalten:

• den Namen und die Anschrift des Leistenden
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art
  Art und Umfang der sonstigen Leistung
• das Entgelt und den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz

Die Angabe des Umsatzsteuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags entfällt für Kleinunternehmer ((i.S.v. § 19 UStG). Fehlen in einer Rechnung notwendige Inhalte, sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht gegeben.